1. Algemene beginselen
Deze algemene leveringsvoorwaarden zijn opgesteld voor en gelden voor alle activiteiten en vormen van samenwerking betreffende het managen van backoffice activiteiten van bijvoorbeeld patiënten-verenigingen, stichtingen en andere organisaties als ook andere vormen van samenwerking die Administratiekantoor APN (hierna te noemen: APN) en Opdrachtgevers, respectievelijk hun rechtsopvolgers overeenkomen in overeenkomsten van opdracht, waarop boek 7 van het Burgerlijk Wetboek van toepassing is.
Naast de wettelijke eisen zijn vervolgens de onderstaande voorwaarden van toepassing. Algemene voorwaarden van de Opdrachtgever(s) worden hiermee uitdrukkelijk uitgesloten en niet van toepassing verklaard.
2. Onafhankelijke positie van APN
APN zal te allen tijde volledige bestuurlijke en strategische onafhankelijkheid behouden ten opzichte van zijn Opdrachtgevers.
Dit houdt in dat APN geen contractuele relatie met een Opdrachtgever zal aangaan die strijdig is met de belangen van een bestaande andere Opdrachtgever. Tenzij de laatste hiervoor zijn uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.
APN kan op verzoek van (andere) opdrachtgevers aanpassingen aanbrengen in de voorgestelde personele bezetting om zodoende dreigende belangenverstrengelingen te voorkomen (zie ook artikel 5).
3. Offerte en aanbieding
a. Elke offerte en aanbieding van APN is gebaseerd op informatie verstrekt door de Opdrachtgever.
b. De Opdrachtgever staat ervoor in dat hij of zij, vrij en naar beste weten, alle essentiële informatie voor de te verrichten werkzaamheden en de door APN op te maken aanbieding heeft verstrekt.
c. APN zal de door haar te verrichten werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.
d. Opdrachtgever verleent alle redelijkerwijs te verwachten medewerking aan de totstandkoming van het gewenste resultaat.
e. Door APN uitgebrachte offertes zijn drie maanden geldig, tenzij in de offerte zelf een andere termijn wordt genoemd.
4. Het inschakelen van derden bij uitvoering van de opdracht
Het inschakelen van derden bij de werkzaamheden voor de Opdrachtgever geschiedt uitsluitend in overleg tussen Opdrachtgever en APN. Hierbij zal ook de verantwoordelijkheid van APN voor de werkzaamheden door die derden worden uitgevoerd middels schriftelijke afspraken afgebakend worden.
5. Teambezetting en teamleden voor uitvoering van de werkzaamheden
a. APN kan in overleg met de Opdrachtgever de samenstelling van het door APN ingezette uitvoerende team wijzigen, indien zij meent dat dit voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijk is. De wijziging mag de kwaliteit van de te verrichten werkzaamheden niet verminderen, noch de continuïteit van de opdracht ongunstig beïnvloeden.
b. Een wijziging van het team kan ook op verzoek van de Opdrachtgever in overleg met APN plaatsvinden.
c. Tenzij anders schriftelijk overeengekomen mag geen van beide partijen tijdens de uitvoering van de opdracht of binnen één jaar na beëindiging van de opdracht teamleden van de wederpartij in dienst nemen of met deze teamleden over indiensttreding onderhandelen, dan in overleg met de wederpartij.
6. Kosten van de opdracht
a. Met betrekking tot de kosten van de opdracht staat in de offerte aangegeven of daarbij zijn inbegrepen reis- en verblijfkosten en andere opdracht gebonden kosten en eventuele beperkingen daaraan.
b. Voor zover deze kosten niet zijn inbegrepen, kunnen ze afzonderlijk in rekening worden gebracht.
c. Bedragen in offertes zijn exclusief BTW tenzij anders aangegeven.
d. APN kan het overeengekomen tarief jaarlijks indexeren. De indexering wordt gebaseerd op de stijging van het consumentenprijsindexcijfer alle huishoudens. Voordat een tariefswijziging wordt doorgevoerd wordt opdrachtgever hier schriftelijk van in kennis gesteld.
7. Betalingsvoorwaarden
a. De kosten, zoals in artikel 6 genoemd, worden in beginsel maandelijks resp. per kwartaal bij voorschotdeclaratie in rekening gebracht, tenzij uitdrukkelijk anders wordt afgesproken.
b. Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na declaratiedatum. Na die vervaldag wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, zonder dat ingebrekestelling is vereist tenzij de declaratie of factuur onderwerp is van een geschil. Indien betaling achterwege blijft, kan APN met een beroep op artikel 6:263 van het Burgerlijk Wetboek de uitvoering van de opdracht opschorten totdat zeker is dat de wederpartij i.c. de Opdrachtgever deze wel zal kunnen nakomen.
c. Is de Opdrachtgever in verzuim of schiet hij op een andere wijze tekort in het nakomen van één of meer van zijn verplichtingen, dan komen alle redelijke, zowel de gerechtelijke als de buitengerechtelijke, kosten ter verkrijging van voldoening voor zijn rekening.
d. Indien de opdracht is verstrekt door meer dan één Opdrachtgever, zijn alle Opdrachtgevers hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen, zoals in dit artikel aangegeven (ongeacht de tenaamstelling van de declaratie).
8. Wijziging van de opdracht (na aangaan van de opdracht) door bijv. meer- of minder werk.
a. De Opdrachtgever aanvaardt dat de tijdsplanning van de opdracht kan worden beïnvloed, indien partijen tussentijds overeenkomen de aanpak, werkwijze of omvang van de opdracht en/of de daaruit voortvloeiende werkzaamheden uit te breiden of te wijzigen.
b. Indien de tussentijdse wijziging het overeengekomen honorarium of de kostenvergoedingen beïnvloedt, zal APN dit de Opdrachtgever zo spoedig mogelijk melden.
c. Indien een tussentijdse wijziging in de opdracht of opdrachtuitvoering ontstaat door toedoen van de Opdrachtgever, zal APN de noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, indien de kwaliteit van de dienstverlening dit vergt.
d. Indien zo’n aanpassing leidt tot meerwerk, zal dit als een aanvullende opdracht aan de Opdrachtgever worden bevestigd.
9. Duur en beëindiging van de opdracht.
a. De duur van de opdracht is onbepaald, tenzij anders is overeengekomen.
b. De Opdrachtgever kan de opdracht beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van twaalf maanden tenzij anders wordt overeengekomen.
c. De opzegging van de overeenkomst (de zgn. beëindiging) kan slechts schriftelijk geschieden. De opdrachtgever draagt er zorg voor dat APN ook daadwerkelijk kennis heeft genomen van de opzegging c.q. beëindiging
d. In financiële zin is de opdracht afgesloten zodra de eindafrekening door de Opdrachtgever is goedgekeurd. Binnen een termijn van 30 dagen na dagtekening daarvan dient de Opdrachtgever APN hierover te berichten. Indien de Opdrachtgever niet binnen deze termijn reageert, wordt de eindafrekening geacht te zijn goedgekeurd en dient deze binnen de in art. 8 genoemde termijn voldaan te zijn.
e. Ieder der partijen kan de overeenkomst voortijdig eenzijdig beëindigen, indien van hem redelijkerwijs niet gevergd kan worden dat de opdrachtuitvoering nog langer plaats heeft conform de bevestigde offerte en eventuele later additionele opdrachtspecificaties. Dit dient gemotiveerd en schriftelijk aan de wederpartij te worden bekend gemaakt.
f. De partij die op grond van de voorgaande alinea mag van zijn bevoegdheid tot voortijdige beëindiging slechts gebruik maken als ten gevolge van feiten en omstandigheden die zich aan haar invloed onttrekken of haar niet zijn toe te rekenen, uitvoering van de opdracht in redelijkheid niet kan worden gevergd.
g. Indien tot voortijdige beëindiging is overgegaan door de Opdrachtgever, heeft APN vanwege het ontstane en aannemelijk te maken bezettingsverlies recht op compensatie, waarbij het tot dan toe gemiddelde jaarlijkse declaratiebedrag vergoed dient te worden.
h. In geval een van beide partijen in staat van faillissement geraakt, surséance van betaling aanvraagt, tot liquidatie overgaat of de bedrijfsuitvoering staakt, heeft de andere partij het recht de opdracht zonder inachtneming van een opzegtermijn te beëindigen, een en ander onder voorbehoud van rechten.
10. Intellectueel eigendom
a. Behoudens modellen, technieken en instrumenten, waaronder begrepen software, die door hem zijn ontwikkeld en/of gebruikt voor de uitvoering van de opdracht zal APN nimmer het eigendom claimen van documenten, dossiers en andere bescheiden welke het ten behoeve van een Opdrachtgever onder zich heeft.
b. Bij de beëindiging van de overeenkomst zullen, indien de Opdrachtgever heeft voldaan aan zijn contractuele verplichtingen, documenten, dossiers en andere bescheiden conform de wensen van de Opdrachtgever worden overgedragen.
11. Vertrouwelijkheid en geheimhouding
a. Alle vertrouwelijke informatie welke wordt ontvangen door APN bij de uitvoering van zijn contractuele verplichtingen, zal dienovereenkomstig en slechts in het belang van de Opdrachtgever worden behandeld.
b. APN zal handelen conform de wetgeving op het gebied van privacy en bescherming van gegevens en zal al het mogelijke doen om misbruik daarvan te voorkomen.
c. In de arbeidscontracten tussen APN en zijn werknemers is deze vertrouwelijkheid overeenkomstig gewaarborgd.
12. Aansprakelijkheid
a. APN is aansprakelijk voor tekortkomingen in de uitvoering van de opdracht, voor zover deze het gevolg zijn van het door hem niet in acht nemen van de zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop bij een uitvoering van werkzaamheden in het kader van de betrokken opdracht mag worden vertrouwd.
b. De aansprakelijkheid voor de schade veroorzaakt door de tekortkomingen wordt beperkt tot het bedrag van het honorarium dat APN voor zijn werkzaamheden in het kader van die opdracht over de laatste zes maanden heeft gefactureerd respectievelijk had mogen factureren.
c. Eventuele aanspraken van de Opdrachtgever in hier bedoelde zin dienen binnen één jaar na het ontdekken van de schade te zijn ingediend, bij gebreke waaraan de Opdrachtgever zijn rechten heeft verwerkt. Na maximaal vijf jaar na het beëindigen van de relatie kunnen geen aanspraken krachtens de beëindigde overeenkomst meer worden gemaakt.
13. Toepasselijkheid van het recht
Op deze overeenkomst is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.